Assodata la necessità di monitorare il Web per sapere “Chi scrive cosa e dove”, appare ormai chiaro che il monitoraggio si deve basare su due presupposti fondamentali: L’accuratezza e la tempestività. In buona sostanza, l’ufficio stampa deve essere in grado di sapere sempre quando un articolo sul Web parla della sua organizzazione e saperlo il prima possibile. Questo perché l’ufficio stampa deve essere sempre in condizione di poter “analizzare” di che tipo di contenuto si tratti, se positivo o negativo o ininfluente, se per caso contenga una notizia errata o peggio dannosa, e saperlo il più in fretta possibile in modo da poter reagire in maniera tempestiva e con i giusti strumenti.
Ma come si fa conoscere tutto quel che va online sulla Rete in tempo reale? Il monitoraggio della Rete si basa su software detti spider ogni volta che intercettano una ricorrenza, copiano la pagina e la inseriscono in un indice. Quel contenuto deve essere immediatamente portato a conoscenza dell’ufficio stampa attraverso un meccanismo di alerting via email (il sistema, in automatico allestisce una mail, che contenga il titolo dell’articolo, il link, il nome della testata, il rank e la invia al responsabile per la valutazione) oppure via RSS, che permette di avere, davanti agli occhi una pagina che aggrega, in tempo reale, tutti i contenuti individuati dagli spider.
La struttura di un meccanismo di alerting dipende dal tasso di copertura dell’organizzazione. Più l’organizzazione è esposta, più sarà alta, numericamente, la sua esposizione. In questo caso può essere fondamentale un prefiltraggio dei contenuti individuati. Nel caso si un’azienda di credito, questa sarà quotata in Borsa. Ogni giorno quindi sarà citata migliaia di volte in ogni resoconto della giornata dei Mercati o in migliaia di post di forum nel quale ci si scambiano semplici consigli su quali titoli acquistare.
Se il meccanismo di alert dovesse funzionare in automatico, l’ufficio stampa sarebbe investito da migliaia di segnalazioni, per la maggior parte irrilevanti e che, anzi finirebbero per creare un tale rumore da rischiare di far perdere di vista magari un contenuto realmente critico. A questo bisogna aggiungere un altro aspetto – questo valido anche per chi non è quotato in Borsa – legato alla ridondanza dell’informazione sul Web. Lo stesso contenuto può essere ripreso da molti siti, innescando altrettanti alert. Per non parlare dell’utilizzo, da parte dei siti d’informazione, dei portali, ma anche di alcuni blog, dei rulli delle agenzie – pubblicati in automatico. Un take di agenzia, in questo modo, può essere pubblicato, identico, su decine di siti e altrettante volte intercettato dagli spider.
L’obiettivo del meccanismo di alert è, quindi, dopo aver “ripulito” il flusso da ripetizioni, ridondanze e ricorrenze trascurabili, di far emergere immediatamente, i contenuti rilevanti, per poterli valutare e, se necessario, decidere gli interventi del caso.
